Automatyzacja biura rachunkowego – mniej przepisywania, więcej księgowania
Automatyzuję powtarzalną część pracy biura: zbieranie dokumentów od klientów, obsługę KSeF dla wielu NIP-ów i przygotowywanie zestawień.
Gdzie biura rachunkowe tracą czas
Każdy miesiąc wygląda tak samo: część klientów przysyła komplet dokumentów w terminie, część po monicie, a reszta dopiero wtedy, gdy ktoś z zespołu zadzwoni po raz trzeci. Samo pilnowanie, kto czego jeszcze nie dosłał, potrafi zająć więcej czasu niż zaksięgowanie tych dokumentów.
Do tego dochodzi przepisywanie. Jeden klient przysyła PDF-y mailem, drugi eksport ze swojego systemu, trzeci zdjęcia z telefonu. Ktoś w biurze siedzi i przenosi to wszystko do systemu księgowego, pozycja po pozycji.
Dla kogo
Biura obsługujące kilkudziesięciu klientów
Każdy klient to osobny NIP, osobne konto w KSeF i osobny zestaw przyzwyczajeń przy przesyłaniu dokumentów. To, co przy dziesięciu klientach dawało się ogarnąć ręcznie, przy pięćdziesięciu przestaje działać.
Biura, w których koniec miesiąca oznacza nadgodziny
Praca kumuluje się w kilku dniach, bo dokumenty spływają nierówno. Automatyzacja nie zmieni terminów ustawowych, ale może zdjąć z zespołu tę część, która nie wymaga księgowego.
Biura rosnące szybciej niż zespół
Nowy klient oznacza dziś kolejne godziny ręcznej roboty. Bez automatyzacji jedynym sposobem na obsługę większej liczby klientów jest kolejny etat.
Co automatyzuję w biurze rachunkowym
Zbieranie dokumentów od klientów
Automatyczne przypomnienia do klientów, którzy nie dosłali kompletu w terminie - z listą tego, czego konkretnie brakuje, zamiast ogólnego monitu.
Obsługa KSeF dla wielu NIP-ów
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF dla wszystkich obsługiwanych firm naraz, bez ręcznego przełączania się między kontami klientów.
Odczyt i wprowadzanie faktur
Wyciągnięcie danych z faktury w dowolnym formacie - PDF, skan, zdjęcie - i wprowadzenie ich do systemu księgowego zamiast ręcznego przepisywania.
Kontrola duplikatów
Ta sama faktura z KSeF i z maila zostaje rozpoznana i zaksięgowana raz, zamiast dwa razy powiększać koszty i VAT.
Zestawienia dla klientów biura
Cykliczny raport dla klienta - co zaksięgowano, czego brakuje, jakie terminy się zbliżają - wysyłany automatycznie zamiast składany ręcznie.
Wymiana danych z systemem klienta
Automatyczne przekazywanie danych między Waszym systemem księgowym a systemem, na którym pracuje klient.
Automatyzacja wokół Comarch Optima, Symfonii i wFirma
Wasz system księgowy zostaje tam, gdzie jest. Optima, Symfonia czy wFirma robią to, do czego zostały stworzone: księgują, liczą VAT, generują JPK. Nie zajmują się natomiast tym, co dzieje się wcześniej - zbieraniem dokumentów od kilkudziesięciu klientów, wyciąganiem danych z pliku przysłanego w dowolnym formacie ani pilnowaniem, kto czego jeszcze nie oddał.
To właśnie ten kawałek automatyzuję - żeby do systemu księgowego trafiały dane gotowe do zaksięgowania, a nie stos plików do ręcznego przepisania.
Jak wygląda wdrożenie
Przegląd obiegu dokumentów
Sprawdzam, jak dziś dokumenty trafiają od klientów do systemu i w którym miejscu proces się zatrzymuje.
Wybór pierwszego procesu
Zaczynamy od jednego, najbardziej czasochłonnego kawałka - zwykle zbierania dokumentów albo obsługi KSeF.
Budowa i testy na Waszych danych
Automatyzację sprawdzam na realnych dokumentach z zeszłego miesiąca, zanim trafi na produkcję.
Wdrożenie i szkolenie zespołu
Uruchamiam proces i pokazuję zespołowi, jak go kontrolować oraz co robić z wyjątkami.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca
- Biuro obsługuje kilku klientów i wszystkie dokumenty spływają jednym kanałem - ręczna obsługa jest wtedy szybsza niż wdrożenie.
- System księgowy nie ma API ani sensownego importu, a jego zmiana nie wchodzi w grę - obejście podnosi koszt i ryzyko.
- Obieg dokumentów w biurze nie jest ustalony i każdy prowadzi go po swojemu - najpierw trzeba go uporządkować, dopiero potem automatyzować.
Co jest wliczone w wycenę
- Przegląd obiegu dokumentów i projekt automatyzacji
- Konfiguracja automatyzacji połączonej z Waszym systemem księgowym
- Testy na realnych dokumentach przed uruchomieniem produkcyjnym
- Szkolenie zespołu z obsługi nowego procesu
- Dwa tygodnie wsparcia powdrożeniowego w cenie
Najczęściej zadawane pytania
Czy trzeba zmieniać system księgowy?
Nie. Automatyzacja pracuje wokół systemu, który już macie - Comarch Optima, Symfonii, wFirma czy innego.
Czy to obsłuży wszystkich naszych klientów naraz?
Tak, to jeden z głównych scenariuszy - automatyzacja działa dla wielu NIP-ów jednocześnie, bez ręcznego przełączania kont w KSeF.
Co z klientami, którzy przysyłają zdjęcia dokumentów z telefonu?
To też da się obsłużyć - odczyt działa na skanach i zdjęciach. Im gorsza jakość, tym więcej przypadków trafi do ręcznej weryfikacji, i tak to ustawiamy: niepewne dokumenty idą do człowieka, nie na ślepo do księgowania.
Ile trwa wdrożenie?
Pojedynczy proces wdrażam w 2-4 tygodnie, zależnie od liczby klientów i formatów dokumentów.
Sprawdźmy, ile czasu zjada Wam zbieranie dokumentów
30 minut rozmowy o tym, jak wygląda koniec miesiąca w Waszym biurze - bez zobowiązań.