Automatyzacja faktur KSeF – integracja, deduplikacja, obieg dokumentów
Automatyzuję obieg faktur i integrację KSeF z systemem księgowym (Comarch Optima, Symfonia, wFirma) - deduplikacja, routing do oddziałów i centrów kosztów, kontrola limitów API.
KSeF problemy: gdzie najczęściej się psuje
Duplikaty faktur i podwójne księgowanie
Ta sama faktura przychodzi z KSeF i z maila - bez kontroli łatwo o podwójne zaksięgowanie i zawyżony VAT.
Firmy wielooddziałowe i centra kosztów
Księgowa ręcznie ustala, do którego oddziału i centrum kosztów (MPK) należy dokument, dla każdej faktury z osobna.
Limity API KSeF
Przy dużym wolumenie faktur sesje z KSeF się przerywają, a nikt nie monitoruje, czy wszystko poszło.
Przyjęcia magazynowe
Towar przyjeżdża, dokumentu z KSeF jeszcze nie ma w systemie - przyjęcie stoi, magazyn czeka.
Wydatki pracownicze
Brak procesu przypisania faktury do konkretnej osoby i budżetu - rozliczenie trwa tygodniami.
Biura rachunkowe z wieloma klientami
Każdy klient to osobny NIP i osobne konto w KSeF - bez automatyzacji obsługa kilkudziesięciu firm oznacza ręczne logowanie się do każdego z osobna.
Kontrahenci wysyłają skany mimo KSeF
Część kontrahentów nadal woli mailowy skan, mimo że faktura już czeka w systemie.
Co robię
- Automatyczne pobieranie faktur z KSeF i księgowanie ich wprost w Comarch Optima, Symfonii lub wFirma - bez ręcznego przepisywania pozycji.
- Automatyczna deduplikacja - system rozpoznaje tę samą fakturę z dwóch źródeł i księguje ją raz.
- Elektroniczny obieg faktur i dokumentów kosztowych z automatyczną akceptacją, zamiast ręcznego obiegu mailem.
- Routing do oddziału i centrum kosztów (MPK) na podstawie reguł, które ustalamy razem, zamiast ręcznej decyzji przy każdej fakturze.
- Monitoring sesji i limitów API KSeF z alertem, zanim proces się przerwie w środku dnia.
- Automatyczne powiązanie faktury z dokumentem przyjęcia magazynowego.
- Przypisanie wydatku do osoby i budżetu od razu przy wpłynięciu faktury.
- Jeden punkt wejścia na skany od kontrahentów, żeby nie omijały głównego procesu.
Jakich efektów można się spodziewać
Poniższe dane to widełki deklarowane przez dostawców oprogramowania księgowego dla automatyzacji obiegu faktur - nie są to nasze własne statystyki z konkretnych wdrożeń.
Cennik
Najczęściej zadawane pytania o KSeF
Czy to zastąpi mój system księgowy?
Nie. Automatyzacja pracuje wokół istniejącego systemu księgowego - porządkuje i kieruje dokumenty, zanim trafią do księgowania.
Integrujecie KSeF z Comarch Optima, Symfonią lub wFirma?
Tak - integracja KSeF z systemem księgowym to jedna z najczęstszych automatyzacji, które wdrażam. Faktury trafiają do Comarch Optima, Symfonii lub wFirma automatycznie, bez ręcznego przepisywania pozycji.
Obsługujecie biura rachunkowe z wieloma klientami w KSeF?
Tak - to częsty scenariusz. Automatyzuję pobieranie faktur z KSeF dla wielu NIP-ów naraz, żeby księgowa nie musiała ręcznie przełączać się między kontami klientów.
Obsługujecie firmy z wieloma oddziałami?
Tak, to jeden z głównych scenariuszy - reguły routingu do oddziału i centrum kosztów (MPK) ustalamy indywidualnie.
Co z fakturami, które nadal przychodzą mailem?
Kierujemy je do tego samego procesu, żeby trafiały do tej samej kontroli duplikatów co faktury z KSeF.
Ile trwa wdrożenie KSeF w firmie?
Standardowo 2–4 tygodnie, zależnie od liczby oddziałów i reguł księgowych.
Czy dane z faktur są bezpieczne?
Tak - automatyzacja działa na Waszej infrastrukturze lub zarządzanym serwerze w UE, bez przekazywania danych do zewnętrznych podmiotów poza samym KSeF i Waszym systemem księgowym.
Co, jeśli Ministerstwo Finansów zmieni zasady KSeF?
Monitoruję zmiany w API KSeF w ramach opieki i aktualizuję automatyzację, zanim zmiana przerwie działanie procesu.